Política de privacidad para la marca empleadora y reclutamiento de Heinsohn Business Technology
Fecha de publicación: 12-11-2025
En Heinsohn Business Technology gestionamos nuestro proceso de marca empleadora y reclutamiento a través de nuestro portal de empleo (el ""Portal de Empleo""), y mediante el uso de un sistema de seguimiento de solicitantes relacionado.
En esta política de privacidad, explicamos cómo procesamos tus datos personales si:
- Visitas nuestro Portal de Empleo (siendo considerado un ""Visitante"")
- Conectas con nosotros a través de nuestro Portal de Empleo, para crear un perfil con nosotros y recibir información sobre vacantes nuestras actuales o futuras (siendo considerado un ""Candidato Conectado"")
- Solicitas un puesto con nosotros, a través de nuestro Portal de Empleo o un servicio de terceros (siendo considerado un ""Candidato Solicitante"")
- Recopilamos información sobre ti de otras fuentes, sitios y servicios, ya que creemos que tu perfil es de interés para vacantes nuestras, actuales o futuras, (siendo considerado un ""Candidato Prospectado"")
- Recibimos información sobre ti de nuestros empleados o socios, ya que creen que tu perfil es de interés para vacantes nuestras, actuales o futuras, (siendo considerado un ""Candidato Referido"")
- Recibimos información sobre ti de un Candidato, que te menciona como su referencia (siendo considerado una ""Referencia"").
Esta política de privacidad también describe qué derechos tienes cuando procesamos tus datos personales, y cómo puedes ejercer estos derechos.
Cuando usamos el término ""Candidato"" en esta política de privacidad, nos referimos a cualquiera de los grupos de Candidatos Conectados; Candidatos Solicitantes; Candidatos Prospectados; y Candidatos Referidos, a menos que se indique lo contrario.
1. Sobre el procesamiento de datos personales
Los datos personales son toda aquella información que puede estar vinculada directa o indirectamente a una persona física viva. Ejemplos de datos personales son: nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección IP. El procesamiento de datos personales se define como cualquier uso automatizado de datos personales - como la recopilación, creación, análisis, compartición y eliminación de datos personales.
Existen leyes y regulaciones sobre cómo las empresas pueden procesar datos personales, conocidas como leyes de protección de datos. Diferentes leyes de protección de datos se aplican a diferentes tipos de uso de datos personales y en diferentes partes del mundo.
El responsable del tratamiento de datos es la entidad que decide para qué fines se procesarán los datos personales y cómo se llevará a cabo el procesamiento. El responsable del tratamiento de datos puede utilizar un llamado encargado del tratamiento de datos. Un encargado del tratamiento de datos es una entidad que solo está autorizada a procesar datos personales según las instrucciones del responsable del tratamiento de datos, y no puede utilizar los datos personales para sus propios fines.
Nosotros somos el responsable del tratamiento de datos cuando procesamos tus datos personales según se describe en esta Política de privacidad y TeamTailor hará las veces de encargado.
2. ¿Qué datos personales procesamos?
Todos los individuos
- Información del dispositivo - Si visitas nuestro Portal de Empleo, recopilaremos información sobre tu dispositivo, como la dirección IP, tipo y versión del navegador, comportamiento de sesión, fuente de tráfico, resolución de pantalla, idioma preferido, ubicación geográfica, sistema operativo y configuraciones/uso del dispositivo.
- Datos técnicos y estadísticos - Si visitas nuestro Portal de Empleo, recopilaremos datos técnicos y estadísticos sobre tu uso del sitio, como información sobre qué URLs visitas y tu actividad en el sitio.
- Datos de comunicaciones - Recopilaremos y almacenaremos tu comunicación con nosotros, incluida la información que proporcionaste en la comunicación. Esto puede incluir el contenido de correos electrónicos, grabaciones de video, mensajes en redes sociales, la información que agregues a tu cuenta con nosotros, encuestas, etc.
- Datos de contacto - Como tu nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección física.
Candidatos
- Datos de entrevistas, evaluaciones y otra información del proceso de reclutamiento - Como notas de entrevistas contigo, evaluaciones y pruebas realizadas, requisitos salariales.
- Información en tu solicitud - Como tu CV, carta de presentación, muestras de trabajo, referencias, cartas de recomendación y educación.
- Información en tu perfil público - Siendo esta la información que recopilamos sobre ti de fuentes públicas relacionadas con tu experiencia profesional, como LinkedIn o el sitio web de donde trabajes actualmente.
- Información proporcionada por referencias - Siendo esta la información que recibimos de nuestros empleados o socios que te refieran a nosotros, o de las personas que hayas incluido como tus referencias.
3. ¿De dónde recibimos tus datos personales?
Todos los individuos
- Del Portal de Empleo. Si visitas nuestro Portal de Empleo, recopilamos información técnica y estadística sobre cómo utilizas el Portal de Empleo, así como información de tu dispositivo.
- Directamente de tu parte. La mayor parte de la información que procesamos sobre ti la recibimos directamente de ti, por ejemplo, cuando solicitas un puesto con nosotros o te conectas con nosotros. Siempre puedes optar por no proporcionarnos cierta información. Sin embargo, algunos datos personales son necesarios para que podamos procesar tu solicitud o proporcionarte la información que solicitas obtener de nosotros.
Referencias
- De la persona para la cual actúas como referencia. Si un Candidato te incluye como referencia, recopilaremos tus datos de contacto por parte del candidato para poder ponernos en contacto contigo.
Candidatos
- De fuentes públicas. Podemos recopilar datos personales sobre ti de fuentes públicas, como LinkedIn o el sitio web de donde trabajes actualmente.
- De nuestras referencias. Podemos recibir información sobre ti de nuestros empleados o socios (como proveedores de servicios de reclutamiento), cuando creen que tu perfil es de interés para vacantes nuestras, actuales o futuras.
- De tus referencias. Si nos proporcionas referencias, podemos recopilar información sobre ti de ellas.
- Datos que creamos nosotros mismos o en cooperación contigo. La información sobre tu solicitud y perfil generalmente la creamos nosotros mismos, o en cooperación contigo, durante el proceso de reclutamiento. Esto puede incluir, por ejemplo, notas de entrevistas contigo, evaluaciones y pruebas realizadas.
4. ¿Con qué fines procesamos tus datos personales?
Proteger y hacer valer nuestros derechos, intereses y los intereses de terceros, por ejemplo, en relación con reclamaciones legales.
Individuos afectados: El(los) individuo(s) afectado(s) por el asunto legal - lo que puede incluir personas de todas las categorías mencionadas anteriormente.
Categorías de datos personales utilizados: Todas las categorías de datos personales mencionadas anteriormente pueden ser utilizadas para este fin.
Compartir tus datos personales con otros destinatarios, para los fines mencionados en la Sección 5 a continuación.
Individuos afectados: Varía según el propósito de la compartición, consulta la Sección 5 a continuación.
Categorías de datos personales utilizados: Todas las categorías de datos personales mencionadas anteriormente pueden ser utilizadas para este fin.
Recopilar información sobre tu uso del Portal de Empleo, utilizando cookies y otras tecnologías de seguimiento, según se describe en nuestra Política de Cookies.
Individuos afectados: Visitantes.
Categorías de datos personales utilizados: Información del dispositivo.
Mantener, desarrollar, hacer pruebas y garantizar la seguridad del Portal de Empleo.
Individuos afectados: Visitantes.
Categorías de datos personales utilizados: Información del dispositivo; Datos técnicos y estadísticos.
Analizar cómo está funcionando y siendo utilizado el Portal de Empleo y su contenido, para obtener estadísticas y mejorar el rendimiento operativo.
Individuos afectados: Visitantes.
Categorías de datos personales utilizados: Información del dispositivo; Datos técnicos y estadísticos.
Proporcionarte actualizaciones sobre vacantes nuestras.
Individuos afectados: Candidatos Conectados.
Categorías de datos personales utilizados: Datos de contacto; Datos de comunicaciones.
Revisar perfiles y aplicaciones que nos envían. Esto también incluye comunicarnos contigo sobre tu solicitud y perfil.
Individuos afectados: Candidatos Conectados; Candidatos Solicitantes.
Categorías de datos personales utilizados: Todas las categorías de datos personales mencionadas anteriormente pueden ser utilizadas para este fin.
Recopilar y evaluar tu perfil profesional por iniciativa propia. Esto también incluye comunicarnos contigo respecto a tu perfil.
Individuos afectados: Candidatos Prospectados; Candidatos Referidos.
Categorías de datos personales utilizados: Todas las categorías de datos personales mencionadas anteriormente pueden ser utilizadas para este fin.
Contactar contigo directamente sobre vacantes nuestras específicas y futuras.
Individuos afectados: Candidatos.
Categorías de datos personales utilizados: Todas las categorías de datos personales mencionadas anteriormente pueden ser utilizadas para este fin.
Registrar la(s) entrevista(s) contigo.
Individuos afectados: Candidatos.
Categorías de datos personales utilizados: Datos de comunicaciones.
Contactar contigo para solicitar tu participación en encuestas.
Individuos afectados: Candidatos.
Categorías de datos personales utilizados: Todas las categorías de datos personales mencionadas anteriormente pueden ser utilizadas para este fin.
Contactar contigo para solicitar información sobre un Candidato y evaluar la información que proporcionas.
Individuos afectados: Referencias.
Categorías de datos personales utilizados: Datos de contacto; Datos de comunicaciones.
Verificar y consultar la información relacionada de los Titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
Además de lo anterior, los datos también podrán tratarse para las siguientes finalidades:
1. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de los datos.
2. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos pública o privada cuando la constitución o la ley así lo requiera.
3. Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Heinsohn, podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, los datos personales que sean: (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran los Titulares al personal de seguridad y, (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Heinsohn.
4. Transferir la información recolectada a distintas áreas del GRUPO EMPRESARIAL HEINSOHN y vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros.
5. ¿Con quiénes compartimos tus datos personales?
Con nuestros proveedores de servicios. Compartimos tus datos personales con nuestros proveedores que brindan servicios y funcionalidades en nuestro proceso de marca empleadora y reclutamiento. Por ejemplo, esto incluye proveedores de servicios de reclutamiento y el proveedor de nuestro Portal de Empleo y sistema de seguimiento de solicitantes relacionado.
Con empresas en nuestro grupo. Compartimos tus datos personales con empresas en nuestro grupo cuando nos brindan servicios y funcionalidades para nuestro proceso de marca empleadora y reclutamiento, como acceso a sistemas y software específicos.
Con empresas que proporcionan cookies en el Portal de Empleo. Si tú lo consientes, otras empresas que no somos nosotros establecerán cookies, y estas utilizarán los datos recopilados por estas cookies de acuerdo con su propia política de privacidad. Puedes encontrar información sobre qué cookies se aplican en nuestra Política de Cookies.
Con autoridades y otros actores públicos - cuando se nos ordene hacerlo. Compartiremos tus datos personales con autoridades y otros actores públicos cuando tengamos una obligación legal de hacerlo.
Con partes involucradas en procesos legales. Si es necesario para proteger o defender nuestros derechos, compartiremos tus datos personales con autoridades públicas u otras partes involucradas en un procedimiento legal potencial o existente. Esto puede ser, por ejemplo, en casos de reclamaciones por discriminación.
En fusiones y adquisiciones, etc. En relación con una fusión potencial, venta de activos de la empresa, financiamiento o adquisición de todo o parte de nuestro negocio por otra empresa, podemos compartir tus datos personales con otras partes involucradas en el proceso.
Transferencia o Transmisión de Datos Personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de Heinsohn o con las cuales la compañía haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
6. ¿Con qué base legal procesamos tus datos personales?
Para poder procesar tus datos personales, necesitamos tener una base legal. Una base legal es una razón para procesar los datos personales que esté justificada bajo el Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementan, adicionan o interpretan, así como las guías y directrices que emite la autoridad nacional sobre protección de datos personales en la República de Colombia – Superintendencia de Industria y Comercio - SIC.
Cuando procesamos tus datos personales para los fines descritos en esta Política de privacidad, la base legal en la que confiamos normalmente es que el procesamiento es necesario para nuestro interés legítimo para poder reclutar talentos con la competencia relevante para nosotros. Hemos concluido que tenemos un interés legítimo en poder realizar el procesamiento de datos personales para este fin; que el procesamiento es necesario para lograr ese propósito; y que nuestro interés prevalece sobre tu derecho a que tus datos no sean procesados para este fin.
Puedes contactar con nosotros para obtener más información sobre cómo se ha realizado esta evaluación. Consulta las Secciones 9 y 10 a continuación para obtener nuestra información de contacto.
Puede haber circunstancias específicas en las que el procesamiento se realice únicamente si y cuando tú ofrezcas tu consentimiento para el procesamiento. Este es, por ejemplo, el caso si proponemos grabar una entrevista contigo. Consulta la Sección 9 a continuación para obtener más información sobre tu derecho a retirar tu consentimiento.
7. ¿Cuándo transferimos tus datos personales fuera del territorio Colombiano, y cómo los protegemos en ese caso?
Transferiremos tu información personal a terceros países, únicamente en los siguientes supuestos:
• A aquellos países que, según la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales, cuenten con un nivel adecuado de protección.
• Si el país no cuenta con niveles adecuados de protección, la transferencia solo tendrá lugar en los siguientes casos:
• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. En los casos no contemplados Heinsohn solicitará la declaratoria de conformidad a la Superintendencia de Industria y Comercio en su Delegatura para la Protección de datos Personales, antes de proceder con la respectiva transferencia.
Transmisión nacional o internacional de datos a encargados. Heinsohn transmitirá información personal a terceros países, únicamente cuando se cuente con autorización previa, expresa e informada por parte del Titular. En defecto del anterior requisito, cuando Heinsohn haya suscrito de manera previa, un Contrato de transmisión de Datos Personales, con el respectivo Encargado.
8. ¿Durante cuánto tiempo conservamos tus datos personales?
Todos los individuos
Si procesamos tus datos personales con el fin de poder proteger y hacer valer nuestros derechos, conservaremos tus datos personales hasta que el asunto legal relevante se haya resuelto completamente y de manera definitiva.
Visitantes
Conservamos tus datos personales durante un (1) año por motivos de seguridad. Los períodos de retención para las cookies se establecen en nuestra Política de Cookies. Mantenemos tus datos personales para analizar el rendimiento del Portal de Empleo mientras conservemos datos personales sobre ti para otros fines.
Candidatos
Si eres un Candidato Conectado (únicamente), conservamos tus datos personales mientras permanezcas conectado con nosotros.
Para otros tipos de Candidatos, conservamos tus datos personales para decidir si eres un candidato adecuado para las vacantes relevantes con nosotros.
Si no tienes éxito en el proceso de reclutamiento inicial, conservamos tus datos personales durante el tiempo necesario para considerarte y, potencialmente, contactar contigo en futuras oportunidades laborales relevantes.
Si eres contratado, conservaremos tus datos personales durante tu empleo, para otros fines que los mencionados anteriormente, de los cuales se te informará.
Referencias
Conservamos tus datos personales durante el mismo tiempo que conservamos los datos personales del Candidato para quien actuaste como referencia.
Generalidades de la temporalidad
Heinsohn en el ejercicio de su rol como Responsable o Encargado conjunto del tratamiento de datos personales, solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular información personal durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez se haya culminado el objetivo de las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
9. ¿Cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos?
En esta sección, encontrarás información sobre los derechos que tienes cuando procesamos tus datos personales. Como se describe a continuación, algunos de los derechos solo entran en juego cuando procesamos tus datos personales bajo una base legal particular.
Si deseas ejercer alguno de los derechos enumerados aquí, te sugerimos que:
- Visites la página de Heinsohn en nuestra página web principal, donde ofrecemos funciones para permitirte ejercer tus derechos;
- Inicies sesión en tu cuenta con nosotros, donde puedes utilizar la configuración de la cuenta para ejercer tus derechos; o
- Contactes con nosotros directamente a través de protecciondatos@heinsohn.com.co
Derecho a ser informado
Tienes derecho a ser informado sobre cómo procesamos tus datos personales. También tienes derecho a ser informado si planeamos procesar tus datos personales para algún propósito que no sea aquel para el que fueron originalmente recopilados.
Te proporcionamos dicha información a través de esta política de privacidad, mediante actualizaciones en nuestro Portal de Empleo (consulte también la Sección 11 a continuación) y respondiendo a cualquier pregunta que puedas tener para nosotros.
Derecho de acceso a tus datos personales.
Tienes derecho a saber si procesamos datos personales sobre ti y a recibir una copia de los datos que procesamos sobre ti. Al recibir la copia de tus datos, también recibirás información sobre cómo procesamos tus datos personales.
Derecho de acceso y solicitud de transferencia de tus datos personales a otro destinatario (“portabilidad de datos”).
Puedes solicitar una copia de los datos personales relacionados contigo que procesamos para la ejecución de un contrato contigo o basados en tu consentimiento, en un formato estructurado, comúnmente utilizado y legible por máquina. Esto te permitirá utilizar estos datos en otro lugar, por ejemplo, para transferirlos a otro destinatario. Si es técnicamente factible, también tienes derecho a solicitar que transfiramos tus datos directamente a otro destinatario.
Derecho a que se eliminen tus datos personales (“derecho al olvido”).
En algunos casos, tienes derecho a que eliminemos los datos personales sobre ti. Este es el caso, por ejemplo, si ya no es necesario que procesemos los datos para el propósito para el que los recopilamos; si retiras tu consentimiento; si te has opuesto al procesamiento y no hay justificaciones legítimas y primordiales para el procesamiento. (Para el derecho de oposición, que es un derecho aparte, consulta a continuación).
Derecho de oposición a nuestro procesamiento de tus datos personales.
Tienes derecho a oponerte al procesamiento de tus datos personales que se basa en nuestro interés legítimo, haciendo referencia a tus circunstancias personales.
Derecho a restringir el procesamiento.
Si crees que los datos personales que procesamos sobre ti son inexactos, que nuestro procesamiento es ilegal o que no necesitamos la información para un propósito específico, tienes derecho a solicitar que restrinjamos el procesamiento de dichos datos personales. Si te opones a nuestro procesamiento, como se describe anteriormente, también puedes solicitarnos que restrinjamos el procesamiento de esos datos personales mientras evaluamos tu solicitud.
Cuando restringimos nuestro procesamiento de tus datos personales, (con excepción del almacenamiento) solo procesaremos los datos con tu consentimiento o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, para proteger los derechos de otra persona natural o jurídica, o por razones relacionadas con un interés público importante.
Derecho de rectificación.
Tienes derecho a solicitar que corrijamos la información inexacta y que completemos la información sobre ti que consideres incompleta.
Derecho a retirar tu consentimiento.
Cuando procesamos tus datos personales en base a tu consentimiento, tienes derecho a retirar ese consentimiento en cualquier momento. Si lo haces, dejaremos de procesar tus datos para los fines para los que has retirado tu consentimiento. Sin embargo, esto no afecta la legalidad del procesamiento que fue basado en tu consentimiento antes de retirarlo.
Derecho a presentar una queja.
Si tienes quejas sobre nuestro procesamiento de tus datos personales, puedes presentar una queja ante la autoridad de protección de datos en Colombia. Puedes encontrar sus detalles de contacto aquí: https://www.sic.gov.co/tema/proteccion-de-datos-personales
También puedes presentar una queja ante tu autoridad nacional de protección de datos.
10. ¿Dónde puedes dirigirte con comentarios o preguntas?
Si deseas ponerte en contacto con nosotros para ejercer tus derechos, o si tienes alguna pregunta, comentario o inquietud sobre cómo gestionamos tus datos personales, puedes ponerte en contacto con nosotros enviando un correo electrónico a protecciondatos@heinsohn.com.co.
11. Actualizaciones a esta Política de Privacidad
Actualizamos esta política de privacidad cuando es necesario - por ejemplo, porque comenzamos a procesar tus datos personales de una nueva manera, porque queremos que la información sea aún más clara para ti, o si es necesario hacerlo para cumplir con las leyes de protección de datos aplicables.
Te animamos a que consultes regularmente esta página en busca de cambios. Siempre puedes comprobar en la parte superior de esta página cuándo se actualizó por última vez esta política de privacidad.
Igualmente, procuramos avisar previamente cualquier actualización o cambio dentro de los términos y condiciones de nuestra política de privacidad, mediante nuestros distintos canales o incluso podremos avisarte de manera previa al correo electrónico que nos compartiste.
